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Le déroulement de l'entretien préalable

Un entretien préalable doit être organisé lorsque vous envisagez de prononcer une sanction à l'égard d'un salarié qui peut avoir une incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. L'objet de cet entretien est de vous permettre d'exposer les motifs de la sanction que vous envisagez de prendre afin que le salarié puisse s'en expliquer. Un bon déroulement de l'entretien préalable est donc primordial.

Comment organiser un entretien préalable ? Quelles sont les étapes qui garantissent un bon déroulement de la procédure et le respect des droits du salarié (droits de la défense) ?


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Ce dossier comprend les modèles téléchargeables et personnalisables suivants :

     Convocation à un entretien préalable à une sanction disciplinaire

Au travers de ce dossier, vous serez guidé étape par étape :

  • la bonne méthode > pour agir efficacement, pas à pas ;
  • les erreurs à éviter > pour déjouer les pièges éventuels ;
  • le rôle des DP > pour savoir à quel moment ils doivent intervenir ;
  • les sanctions possibles > pour maîtriser les risques que vous encourez ;
  • les modèles personnalisables > pour avoir les documents prêts à l'emploi.
Ce dossier est tiré de situations réelles rencontrées en entreprise. Il est traité de manière synthétique et simple sous forme d'une fiche conseil.

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Etape 2 :
Assurer un bon déroulement de l'entretien
L'entretien doit se dérouler pendant les heures de travail, se tenir dans les locaux de l'entreprise, à moins que les circonstances ne justifient un autre lieu. Un entretien sur le chantier n'est donc pas admissible.
L'entretien doit, en principe, avoir lieu pendant les horaires de travail sauf si cela n'est pas possible compte tenu des horaires particuliers du salarié (horaires de nuit, temps partiel, etc.). Il convient alors de l'indemniser en lui rémunérer le temps passé en entretien comme du temps de travail et tout autre éventuel préjudice (par exemple frais de garde des enfants).
Vous devez présenter au salarié les faits reprochés puis recueillir ses explications en privilégiant tout au long de l'entretien, le principe du respect des droits de la défense.
Cela implique que l'entretien n'ait pas une durée trop courte et que le salarié puisse s'y exprimer librement. A ce titre, il bénéficie d'une immunité pour les propos qu'il tient pendant cet entretien. Ceux-ci ne peuvent, sauf abus, constituer le motif de la sanction.
Vous pouvez être assisté pendant l'entretien, à condition que la personne ne soit pas extérieure à l'entreprise (exemples : expert-comptable, avocat, huissier de justice) et que l'entretien ne se transforme pas en enquête, ni en tribunal. Si l'entreprise appartient à un groupe, il est toutefois admis que le responsable de la société mère ou le directeur des ressources humaines du groupe puisse vous assister.
De manière générale, la jurisprudence exige en effet que l'assistance de l'employeur ne fasse pas griefs aux intérêts du salarié.
Il n'est pas possible, par exemple, de vous faire assister de trois personnes représentant la direction, peu importe que vous soyez le seul à conduire les débats. Il n'est pas opportun non plus de confronter le salarié à ses accusateurs. De telles situations font automatiquement grief aux intérêts du salarié et la procédure serait irrégulière.
Exemple
A cependant été jugé régulier l'entretien préalable mené en présence d'un autre salarié venu confirmer la réalité des faits reprochés au salarié.
 

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