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| Dossier Express |

La prise en charge des frais de repas

Les frais de repas ou les frais supplémentaires de nourriture que le salarié est obligé d'engager dans le cadre de ses déplacements sont des frais professionnels que vous devez rembourser. En revanche, hormis cette hypothèse, vous n'êtes pas obligé de financer les repas de vos salariés (sauf disposition conventionnelle ou usage).

Quelles sont les différentes modalités de remboursement des frais de repas ? Quelles sont les erreurs à éviter et les obligations à respecter ?


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Ce dossier comprend les modèles téléchargeables et personnalisables suivants :

     Frais professionnels : montants des indemnités forfaitaires pour 2011
     Frais professionnels : montants des indemnités forfaitaires pour 2012

Au travers de ce dossier, vous serez guidé étape par étape :

  • la bonne méthode > pour agir efficacement, pas à pas ;
  • les erreurs à éviter > pour déjouer les pièges éventuels ;
  • le rôle des DP > pour savoir à quel moment ils doivent intervenir ;
  • les sanctions possibles > pour maîtriser les risques que vous encourez ;
  • les modèles personnalisables > pour avoir les documents prêts à l'emploi.
Ce dossier est tiré de situations réelles rencontrées en entreprise. Il est traité de manière synthétique et simple sous forme d'une fiche conseil.

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Etape 2 :
Bénéficier de l'exonération des cotisations
Le remboursement des frais de repas est exonéré de cotisations sous certaines conditions.
Barèmes d'exonération
Des forfaits sont applicables pour les frais de repas du salarié, lorsque son travail occasionne des dépenses supplémentaires par rapport aux autres salariés. Plusieurs montants de forfaits sont prévus, correspondant à différents types de restauration (Voir « Outils pratiques »).
Règles d'exonération
  • Cas des indemnités versées inférieures ou égales aux limites d'exonération
L'exonération est totale si le salarié a produit les justificatifs établissant que la dépense est réelle et liée à son emploi. Ainsi, l'indemnité de déplacement perçue par un salarié en congés payés ne peut pas être exonérée.
  • Cas des allocations versées supérieures aux limites d'exonération
Plusieurs cas sont possibles :
  • si la réalité de la dépense n'est pas établie, l'indemnité est soumise à cotisations en totalité ;
  • si la réalité de la dépense est établie et si vous prouvez que le salarié a été obligé d'engager la dépense car il était dans l'impossibilité de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour y prendre son repas, l'indemnité est exonérée en totalité ;
  • si la réalité de la dépense est établie mais si vous ne prouvez pas que le salarié a été obligé d'engager ses frais, seule la fraction excédant la limite d'exonération est soumise à cotisations.
Exemples
Indemnité de repas au restaurant : si la limite d'exonération est dépassée, vous devrez démontrer que le salarié ne peut pas rentrer chez lui pour le déjeuner, mais aussi qu'il est contraint de prendre son repas au restaurant, selon les circonstances ou les usages de la profession (représentant, dépanneur, etc.).
Indemnité hors entreprise et hors restaurant : si la limite d'exonération est dépassée, vous devrez démontrer que le salarié travaillant par exemple sur les chantiers dispose d'un temps de pause réduit et qu'il doit assurer une présence continue sur un site de travail éloigné.
Indemnité forfaitaire de grand déplacement : vous devrez établir que le salarié ne peut pas regagner se résidence parce que :
  • la distance entre sa résidence et le lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller) ;
  • et les transports en commun ne permettent pas de la parcourir en moins d'1H 30.

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