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Consulter les dossiers personnels du salarié

Certains de vos salariés bénéficient d'un ordinateur pour effectuer leur travail quotidien. Il leur est reconnu par les juges le droit d'en faire, de manière limitée, un usage personnel. Les dossiers personnels du salarié ne peuvent donc pas être consultés par l'employeur seul, sans l'accord de l'intéressé.

Comment stopper un éventuel abus de la part d'un salarié ? Comment procéder pour contrôler les dossiers et l'usage personnel de l'ordinateur par le salarié ? Quels sont les pièges à éviter pour sanctionner légalement un collaborateur indélicat ?


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Ce dossier comprend les modèles téléchargeables et personnalisables suivants :

     Mise à disposition d'un ordinateur portable
     Clause de secret professionnel
     Charte informatique de l'entreprise

Au travers de ce dossier, vous serez guidé étape par étape :

  • la bonne méthode > pour agir efficacement, pas à pas ;
  • les erreurs à éviter > pour déjouer les pièges éventuels ;
  • le rôle des DP > pour savoir à quel moment ils doivent intervenir ;
  • les sanctions possibles > pour maîtriser les risques que vous encourez ;
  • les modèles personnalisables > pour avoir les documents prêts à l'emploi.
Ce dossier est tiré de situations réelles rencontrées en entreprise. Il est traité de manière synthétique et simple sous forme d'une fiche conseil.

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Etape 2 :
Prendre connaissance d'un document contenu dans l'ordinateur du salarié
La situation est ici plus simple. Deux cas peuvent se présenter :
Le fichier (ou le dossier contenant le fichier recherché) ne comporte pas de mention « personnel »
Dans cette hypothèse, vous pouvez tout à fait librement consulter le document sans obtenir l'accord préalable du salarié ou lui demander d'être présent. En effet, c'est au salarié d'indiquer dans le titre de son document le caractère personnel de celui-ci. A défaut, le fichier sera toujours présumé professionnel. Si le contenu du document est illicite, vous pouvez alors, éventuellement, prendre une sanction à l'encontre de son auteur.
Le fichier (ou le dossier contenant le fichier recherché) comporte la mention « personnel »
Dans ce cas, vous avez la possibilité d'ouvrir le document mais à une condition : il est nécessaire que le salarié soit présent lors de l'examen du document ou que vous l'ayez fait appeler au préalable. Faute de quoi, ce que vous trouveriez ne pourrait constituer une preuve permettant de légitimer une sanction disciplinaire. Cependant, il est admis que vous puissiez agir hors de la présence du salarié, si vous pouvez justifier d'un cas d'urgence. Celui-ci peut être consécutif, par exemple, à l'intrusion d'un virus dans le réseau informatique de l'entreprise. Si le fichier porte pour seule mention les initiales du prénom du salarié, cela ne suffit pas à lui donner un caractère « personnel ». Vous pouvez l'ouvrir librement. A l'inverse, le fichier qui porte la mention « photos de vacances » est supposé personnel et vous ne pourrez pas l'ouvrir.

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