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| Dossier Express |

L'évaluation et le calcul des avantages en nature

Les avantages en nature sont des biens ou des services que vous prenez totalement ou partiellement en charge et que vous mettez à la disposition d'un salarié pour ses besoins privés. Ils sont des compléments du salaire, soumis aux cotisations et contributions sociales. Il faut donc les chiffrer en appliquant des modalités de calcul qui prennent en compte leurs spécificités.

Comment déclarer les avantages en nature et sous quelle forme ? Comment chiffrer leur valeur ? Quelle sont les règles de calcul à appliquer ?


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Ce dossier comprend les modèles téléchargeables et personnalisables suivants :

     Barème de l'avantage en nature logement 2011
     Détermination de l'évaluation de l'avantage en nature véhicule
     Tableau des différents avantages en nature et modalités d'évaluation
     Frais d'entreprise : exemples et justificatifs

Au travers de ce dossier, vous serez guidé étape par étape :

  • la bonne méthode > pour agir efficacement, pas à pas ;
  • les erreurs à éviter > pour déjouer les pièges éventuels ;
  • le rôle des DP > pour savoir à quel moment ils doivent intervenir ;
  • les sanctions possibles > pour maîtriser les risques que vous encourez ;
  • les modèles personnalisables > pour avoir les documents prêts à l'emploi.
Ce dossier est tiré de situations réelles rencontrées en entreprise. Il est traité de manière synthétique et simple sous forme d'une fiche conseil.

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Extrait du dossier :

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Etape 2 :
Savoir évaluer les avantages en nature
Pour être intégré dans l'assiette sociale, l'avantage doit être chiffré. L'évaluation se fait :
  • en règle générale, pour sa valeur réelle, sur la base de l'économie réalisée par le salarié ;
  • éventuellement, dans un souci de simplification, sur un montant forfaitaire (concerne la nourriture, le logement, le véhicule et les outils issues des nouvelles technologies : ordinateur, portable, etc.).
Évaluation au réel
Pour les avantages pouvant être chiffrés soit au réel soit au forfait (logement, véhicule et outils issus des nouvelles technologies), la valeur réelle peut être inférieure à l'évaluation forfaitaire, à condition de produire des justificatifs.
En cas de participation financière du salarié, il faut retenir la valeur de l'avantage figurant en haut de la fiche de paie (rémunération brute imposable), et en déduire la participation du salarié. Vous obtenez le montant à intégrer dans l'assiette des cotisations.
Évaluation forfaitaire
Les forfaits, fixés par un arrêté du 10 décembre 2002, sont des évaluations minimales pouvant être remplacées par des forfaits conventionnels ou même par accord entre le salarié et vous (dans ce dernier cas, les montants doivent être supérieurs à ceux de l'arrêté).
Détail par type d'avantage
Nourriture. Si vous fournissez la nourriture, l'avantage est toujours évalué par forfait : pour 2011, 4,40 euros par repas, soit 8,80 euros par jour (pour 2 repas).
En cas de participation du salarié au repas pris à la cantine ou au restaurant d'entreprise :
  • si elle est inférieure à la moitié du forfait (soit à 4,40/2), il faut réintégrer la différence ;
  • si elle est supérieure ou égale à la moitié du forfait, l'avantage est «négligé» (voir Etape 3).
Exemple
Prix du repas
Votre participation
Participation du salarié
Avantage en nature
8 €
6 €
2 € (inférieure à 2,20)
oui (montant à intégrer dans l'assiette : 4,40 - 2)
8 €
5 €
3 € (supérieure à 2,20)
non
Logement. Si vous fournissez le logement à un salarié, possibilité d'évaluation forfaitaire mensuelle selon un barème intégrant les accessoires (eau, gaz, électricité, chauffage, garage), ou estimation d'après la valeur locative.
Véhicule. L'utilisation privée d'un véhicule mis à disposition du salarié de façon permanente est un avantage en nature, évalué par forfait annuel ou au réel.
Outils issus des nouvelles technologies (NTIC). L'usage privé de la téléphonie mobile, d'un ordinateur, d'Internet, mis à disposition du salarié de façon permanente, est un avantage en nature évalué au réel ou par forfait annuel (10% du prix d'achat ou de l'abonnement TTC).
Les autres avantages (chèques-cadeaux, voyages, etc.) sont déterminés dans tous les cas d'après leur valeur réelle (voir Pour aller plus loin).
Modalités d'option 
Vous pouvez réviser votre option en fin d'exercice pour l'année écoulée. Ainsi, si vous avez utilisé le forfait au cours de l'année N, vous pouvez à la fin de l'année N revoir cette option en fonction de la valeur réelle (s'il s'avère par exemple que les valeurs réelles sont inférieures aux forfaits).
La révision se fera lors de l'établissement de la DADS de l'année N (c'est-à-dire au plus tard au 31 janvier de N+1) et, le cas échéant, les cotisations de N seront régularisées. Notez que votre changement d'option ne peut pas s'appliquer aux années antérieures à N.
Attention
L'option retenue s'applique sur l'année entière. Ainsi, si vous avez évalué un avantage en nature au forfait sur une partie de l'année et au réel sur l'autre partie, vous devez recalculer l'avantage sur l'année entière par rapport à l'option choisie.

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