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| Dossier Express |

La prise des congés payés

Le mois de février se termine à peine et, après avoir informé vos salariés sur la période de congés payés retenue, vous devez déjà penser à fixer les dates de prise des congés annuels de vos salariés.

Pour l'année 2011, la période de travail du 1er juin 2010 au 31 mai 2011 permet d'acquérir les droits aux congés pour la période du 1er mai 2011 au 30 avril 2012 (souvent par usage jusqu'au 31 mai). Mais vos salariés ne peuvent pas prendre leurs congés quand ils le souhaitent : vous devez en fixer les dates.

Pour cela, il vous faut respecter les différents critères de prise des congés payés.

Quels sont-ils ? Que faire en cas de désaccord avec un salarié ? Les délégués du personnel doivent-ils être consultés ? Si vous fermez votre entreprise, pouvez-vous imposer la prise des congés pendant la période de fermeture ?


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Ce dossier comprend les modèles téléchargeables et personnalisables suivants :

     Fermeture de l'entreprise pour congés payés : note de service
     Congés payés annuels : recueil des souhaits
     Congés payés : planning de l'ordre des départs
     Congés payés : notification au salarié de ses dates
     Demande de congés payés : accord de l'employeur
     Demande de congés payés : refus de l'employeur
     Fractionnement des congés payés : renonciation aux jours supplémentaires de fractionnement
     Report des dates de prise de congés payés (hors circonstances exceptionnelles) : demande de l'employeur
     Report des dates de prise de congés payés en cas de circonstances exceptionnelles : demande de l'employeur

Au travers de ce dossier, vous serez guidé étape par étape :

  • la bonne méthode > pour agir efficacement, pas à pas ;
  • les erreurs à éviter > pour déjouer les pièges éventuels ;
  • le rôle des DP > pour savoir à quel moment ils doivent intervenir ;
  • les sanctions possibles > pour maîtriser les risques que vous encourez ;
  • les modèles personnalisables > pour avoir les documents prêts à l'emploi.
Ce dossier est tiré de situations réelles rencontrées en entreprise. Il est traité de manière synthétique et simple sous forme d'une fiche conseil.

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Extrait du dossier :

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Etape 2 :
Fixer l'ordre des départs et les dates des congés
A l'intérieur de la période de congés et à moins que l'ordre des départs ne résulte pas de la convention collective ou des usages, il vous appartient, courant mars, après avis des délégués du personnel, de fixer l'ordre et des dates des départs en congés à l'intérieur de la période retenue.
La décision vous appartient donc et le salarié ne peut décider lui-même de ses dates de congés. 
Notez-le
Si vous avez correctement arrêté les dates, vous pourrez sanctionner, éventuellement par un licenciement pour faute, le salarié qui ne les respectera pas (départ hors période, départ malgré votre refus, retour tardif).
À l'inverse, si vous ne prenez aucune décision, vous ne pourrez pas licencier le salarié qui partira en congés sans votre accord, du moment qu'il vous en aura informé préalablement. S'il part sans vous en informer, vous pourrez éventuellement le licencier malgré votre propre carence, mais la faute grave ne pourra pas être retenue contre lui. En effet, si vous n'avez pas rempli vos obligations en matière de fixation du planning des congés, cela peut constituer une circonstance atténuante, voire exonératoire, de la faute de votre salarié parti en congés sans autorisation.
Application de critères de priorité
Le mieux est d'essayer de vous entendre avec vos salariés pour satisfaire au mieux les intérêts de chacun. Pour cela, commencez par leur faire remplir une feuille de demande de congés, congé principal et 5e semaine.
Après examen des demandes, s'il apparaît que vous ne pouvez toutes les satisfaire, vous allez définir un ordre de priorité en prenant en compte les critères prévus par la loi :
  • situation de famille (congés du conjoint ou du partenaire de PACS, vacances scolaires, etc.) ;
  • ancienneté ;
  • activité chez d'autres employeurs : il est recommandé de trouver un accord entre employeurs pour que les mêmes dates de congés soient accordées au salarié ;
  • conjoints ou personnes pacsées travaillant tous les deux dans votre entreprise : vous êtes tenu(e) de leur accorder un congé simultané.
    Exemple
    Les 2 salariées de votre service administratif souhaitent partir du 4 au 23 août 2008. Or, vous souhaitez qu'il y ait toujours une personne présente. Elles ont chacune deux enfants, et une ancienneté similaire. Mais la première a son conjoint qui travaille dans la même entreprise. La première est donc prioritaire.
En cas d'ancienneté égale, vous devez faire jouer votre pouvoir de direction pour trancher et instaurer un roulement d'une année sur l'autre.
Une fois fixés, vous communiquerez à chaque salarié l'ordre et ses dates de départ 1 mois à l'avance et les afficherez dans les locaux 15 jours avant qu'ils n'interviennent.
Modification des dates
Les dates ne peuvent plus être modifiées ni par vous, ni par le salarié (sauf accord des deux parties) à partir du mois précédant la date prévue (si le départ est prévu le 1er juillet, les dates sont inchangeables à partir du 1er juin).
Toutefois, en cas de circonstances professionnelles exceptionnelles et à condition de dédommager le salarié de ses frais éventuels, vous pourrez modifier ses dates sans son accord.
Attention
Une simple augmentation de commandes urgentes n'est pas une raison suffisante.
A l'inverse, constitue une circonstance exceptionnelle la mise en redressement judiciaire de l'entreprise ou une commande importante, inattendue et de nature à sauver l'entreprise ou même la nécessité de remplacer brutalement un salarié décédé.
Exemple
Vous avez 3 salariés. L'un a prévu de prendre ses congés du 1er au 15 juillet. Depuis le 1er juin, ces dates ne sont donc plus modifiables. Mais le 15 juin, vous apprenez la démission du 2e salarié et l'arrêt maladie d'un mois du 3e. En raison de cette situation exceptionnelle (absence totale de personnel), il vous est possible de modifier les dates de congés du salarié, en prenant en charge les frais d'annulation de ses vacances (arrhes payées pour une location, billet de transport, etc.).
Fermeture de l'établissement
Si des salariés n'ont pas droit à un congé recouvrant la durée totale de la fermeture :
  • vous n'êtes pas tenu de les rémunérer ;
  • vous devez, pour eux, adresser à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (DIRECCTE) une demande d'allocations de chômage partiel.
Si la durée de la fermeture dépasse celle des congés annuels légaux : vous devez verser aux salariés (y compris à temps partiel), pour chaque jour de dépassement, une indemnité au moins égale à l'indemnité journalière de congés payés.
En cas de fermeture hors période légale, vous pouvez imposer la prise de la 5e semaine pendant cette fermeture, même si celle-ci est décidée pour raisons économiques.

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     Congés payés annuels : recueil des souhaits
     Congés payés : planning de l'ordre des départs
     Congés payés : notification au salarié de ses dates
     Demande de congés payés : accord de l'employeur
     Demande de congés payés : refus de l'employeur
     Fractionnement des congés payés : renonciation aux jours supplémentaires de fractionnement
     Report des dates de prise de congés payés (hors circonstances exceptionnelles) : demande de l'employeur
     Report des dates de prise de congés payés en cas de circonstances exceptionnelles : demande de l'employeur

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